flag Судова влада України
Новоукраїнський районний суд Кіровоградської області

Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел

Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46

Інструкція з організації роботи зі службовою інформацією в суді

НОВОУКРАЇНСЬКИЙ РАЙОННИЙ СУД

КІРОВОГРАДСЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

                                                                                     Код ЄДРПОУ 02896974

 

          Н А К А З

               м. Новоукраїнка

 

08.08.2023 року                                                                                № 57 

 

 

Про затвердження Інструкції про порядок організації

роботи з документами та іншими матеріальними носіями

інформації, які містять відомості, що становлять службову

інформацію і яким надається гриф  обмеження доступу

«Для службового користування», їх  обліку, зберігання

і використання в Новоукраїнському районному суді Кіровоградської області

 

Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», Указу Президента України від 5 травня 2011 року № 547/2011 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації», ч.2 ст.24 Закону України «Про судоустрій і статус суддів», постанови Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 року N 1893 «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і  використання документів, справ, видань та інших матеріальних  носіїв інформації, які містять службову інформацію», наказу Державної судової адміністрації України № 138 від 23.10.2012 року, з метою належної організації в суді роботи з документами та іншими матеріальними носіями, які містять відомості, що становлять службову інформацію, НАКАЗУЮ:

 

  1. Затвердити Інструкцію про порядок організації роботи з документами та іншими матеріальними носіями інформації, які містять відомості, що становлять службову інформацію і яким надається гриф  обмеження доступу «Для службового користування», їх  обліку, зберігання і використання в Новоукраїнському районному суді Кіровоградської області (далі – Інструкція), що додається.
  2. Експертній комісії суду з питань віднесення інформації та контролю за станом роботи зі службовою інформацією та працівникам апарату суду, допущеним до роботи з документами з грифом «Для службового користування» в суді - здійснювати  роботу та обіг документів, які містять службову інформацію, відповідно до вимог Інструкції.
  3. Заступнику керівника апарату суду Гриценко Я.В.- довести цей наказ до відома членів експертної комісії суду з питань віднесення інформації та контролю за станом роботи зі службовою інформацією та працівників апарату суду, допущених до роботи з документами з грифом «Для службового користування» в суді.
  4. Головному спеціалісту суду Слюсар В.А.– розмістити текст цього наказу на офіційному веб-сайті Новоукраїнського районного суду Кіровоградської області.
  5. Контроль  за  виконанням  цього  наказу  покласти  на  керівника  апарату суду В.ШЕВЧУК.

 

 

 

 

Голова  Новоукраїнського районного суду

Кіровоградської області                                                                 Алла РУСІНА                                                                                                                      

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

         ЗАТВЕРДЖЕНО:

 

Наказ голови  Новоукраїнського районного суду Кіровоградської  області

від  03.04.2023   №   17

 

 

 

                                                ІНСТРУКЦІЯ

 

про порядок організації роботи з документами та іншими матеріальними носіями інформації, які містять відомості, що становлять службову інформацію і яким надається гриф  обмеження доступу «Для службового користування», їх  обліку, зберігання і використання в Новоукраїнському районному суді                         Кіровоградської  області

  

  1. Загальні положення

 

  1. Ця Інструкція визначає порядок організації роботи з  документами та іншими матеріальними носіями інформації, які містять відомості, що становлять службову інформацію і яким надається гриф  обмеження доступу «Для службового користування» (далі – службові документи), їх  обліку, зберігання і використання в Новоукраїнському районному суді Кіровоградської області.
  2. Перелік відомостей, що становлять службову інформацію, та які можуть міститися у документах з організації діяльності Новоукраїнського районного суду Кіровоградської області (далі - Перелік) розробляється експертною комісією суду з питань віднесення інформації та контролю за станом роботи зі службовою інформацією (далі – ЕК) згідно з Типовим переліком відомостей, що становлять службову інформацію, та які можуть міститися у документах з організації діяльності місцевих та апеляційних судів, затвердженим  наказом Державної судової адміністрації України від 23.10.12 року № 138, і затверджується наказом голови Новоукраїнського районного суду Кіровоградської області.
  3. З врахуванням  Переліку в  суді розробляється та затверджується наказом голови суду Перелік документів, яким з урахуванням інформації, що у них міститься, надається гриф «Для службового користування».
  4. Віднесення інформації до службової  та присвоєння службовим документам, в яких вона міститься грифу «Для службового користування», здійснюється на підставі подання голови суду за рішенням ЕК згідно з Переліком відомостей, що становлять службову інформацію, та які можуть міститися у документах з організації діяльності Новоукраїнського районного суду Кіровоградської області.

При вирішенні питання про віднесення інформації, що міститься в службових документах суду, до службової, ЕК керується вимогами ЗУ «Про доступ до публічної інформації» та  Орієнтовними критеріями щодо обмеження доступу до службової інформації (додаток 1).

  1. Пропозиції щодо віднесення інформації до службової, на розгляд голови суду та ЕК мають право вносити судді, керівник апарату суду та члени ЕК, остаточне рішення якої є підставою для включення інформації до переліку відомостей, що становлять службову інформацію, та присвоєння грифу «Для службового користування» службовим документам, в яких вона міститься.
  2. Засідання  ЕК проводяться за потреби,  але не рідше разу на  рік і вважаються правомочними,  якщо  на  них  присутні  не менш як дві третини складу членів комісії.  Рішення  ЕК  приймаються простою більшістю голосів   і оформляються  відповідним протоколом,  який підписується головою і секретарем  комісії та набирають чинності  з моменту затвердження протоколу засідання  ЕК головою суду.  Якщо  голоси  членів   комісії   розділились нарівно,  то спір розглядається головою суду.
  3. Перелік відомостей, що становлять службову інформацію, та які можуть міститися у документах з організації діяльності Новоукраїнського районного суду Кіровоградської області, Перелік документів, яким з урахуванням інформації, що у них міститься, надається гриф «Для службового користування» та Інструкція не мають грифів обмеження у доступі  і розміщуються на веб-сайті районного суду у рубриці «Доступ до публічної інформації».
  4. Ведення обліку, зберігання і використання службових документів в суді, а також контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції покладається на канцелярію суду.
  5. На службових документах (у необхідних випадках – і на їх проектах) у правому верхньому куті першої сторінки проставляються гриф «Для службового користування» і номер примірника. Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на службовий документ, він має бути зазначений у супровідному документі до нього.
  6. Працівники апарату суду, які працюють зі службовими документами, підлягають ознайомленню з цією Інструкцією. Ознайомлення здійснює канцелярія суду або певний працівник апарату суду, спеціально визначений для цього головою суду.
  7. Доступ працівників апарату суду до службових документів здійснюється за резолюцією голови суду.
  8. Суддям та працівникам апарату суду, допущеним до роботи зі службовими документами, забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

 

ІІ. Облік службових документів

 

  1. Приймання і облік (реєстрація) службових документів здійснюється канцелярією суду в спеціальномуЖурналі обліку документів та видань з грифом  «Для службового користування» (Додаток 2).  Службові документи, що надходять електронною поштою, підлягають реєстрації та обліку у цьому ж журналі.
  2. На службові документи поширюється вимога одноразовості реєстрації.
  3. Службова кореспонденція приймається працівниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.
  4. Службові документи, які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.
  5. У разі надходження службових документів у неробочий час вони приймаються відповідальним черговим працівником канцелярії суду, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку  працівникові канцелярії суду, який має допуск до роботи з документами з грифом «ДСК» в день чергування такого працівника, або   у перший же робочий день, що настає за днем чергування.
  6. Реєструються всі вхідні, вихідні та внутрішні службові документи. Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) - за кількістю примірників.
  7. На кожному зареєстрованому службовому документі проставляється штамп суду, у якому зазначаються реєстраційний номер документа за Журналом обліку документів та видань з грифом  «Для службового користування» та дата його надходження.

 

ІІІ. Розмноження і розсилання (відправлення) службових документів

 

  1.  Допускається друкування службових документів за допомогою ПК або на друкарській машинці.
  2. Реєстрацію та розсилку службових документів здійснює канцелярія суду. Виконавець службових документів подає до канцелярії суду необхідну для розсилання кількість примірників. У правому верхньому куті службового документа робиться позначка «Для службового користування» і зазначається номер примірника.
  3. Розмноження службових документів здійснюється з додержанням вимог чинного законодавства з питань технічного захисту інформації, з дозволу голови суду та під контролем голови  ЕК.
  4. Службові документи, одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.
  5. На звороті останньої сторінки кожного примірника документа зазначається кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця та друкарки і дата друкування документа.
  6. У супровідному листі до службових документів окремими пунктами після слова «Додаток:» по кожному документу зазначаються його вид, кількість аркушів, реєстраційний номер, номер примірника, гриф обмеження доступу («Для службового користування» або «Нетаємно», якщо додаток без обмеження доступу).
  7. Якщо у супровідному листі до службових документів відсутня інформація з обмеженим доступом, у правому верхньому куті такого документа зазначається:

 

«Для службового користування  (без додатка - без графи обмеження доступу)         

 Прим №_____»

 

 

 

 

  1. Пересилання службових документів до інших організацій у межах України здійснюється державною фельд’єгерською службою, спеціальним зв’язком, рекомендованими або цінними поштовими відправленнями.
  2. Службові документи повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них та ознайомлення з їх змістом сторонніх осіб.
  3. На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставлянням позначки  «Для службового користування».
  4. Доставка службових документів «Нарочно» до інших організацій та осіб може здійснюється по розносній книзі кур'єром суду із записом у відповідному журналі.

 

ІV. Формування службових документів у справи

 

  1. Документи з грифом «ДСК» в суді  формуються в окремі справи.  У правому верхньому куті обкладинки справи робиться позначка  «Для службового користування». Номенклатурою справ суду може бути передбачене запровадження однієї чи двох (вхідна, вихідна) справ із заголовком «Службові документи з грифом «Для службового користування». Термін зберігання таких справ не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка «ЕК» (експертна комісія).
  2. Справи зі службовими документами повинні мати внутрішні описи.
  3. Після закінчення діловодного року, на початку наступного року, як правило протягом січня – березня, справа «Службові документи з грифом «Для службового користування» переглядається посторінково членами ЕК та, у разі потреби, приймається рішення про переформування документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

Якщо у справі «Службові документи з грифом «ДСК» містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка «ЕК» у графі номенклатури справ «Термін зберігання» закреслюється і зазначається уточнений термін зберігання.

 

  1. Використання службових документів

 

  1. До роботи із справами зі службовими документами  допускаються працівники канцелярії суду, члени ЕК та визначені наказом голови суду судді і працівники апарату суду.
  2. До  роботи  зі службовими  документами допускаються посадові особи, які мають безпосереднє відношення до цих документів, за рішенням голови суду.
  3. Забороняється користуватися відомостями зі службових документів для відкритих виступів або опублікування в засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або  в інших громадських місцях.
  4. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи   зі службовими документами з дозволу голови суду,  за наявності письмового запиту організацій, у яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується. Виписки зі службових документів робляться   у зошитах, що мають гриф обмеження доступу «Для службового користування», які після закінчення роботи надсилаються на адресу організації, що надавала дозвіл на ознайомлення і роботу зі службовими документами.
  5. Фізичним особам та організаціям службові документи надаються в установленому законодавством порядку.

 

 

 

 

 

VІ. Зберігання, знищення службових документів, перевірка їх наявності

 

  1. Службові  документи  в  суді зберігаються у виділених приміщеннях канцелярії суду у металевому сейфі, який надійно замикається та опечатується.
  2. Справи зі службовими документами, видані виконавцям для роботи, підлягають поверненню у канцелярію суду у той же день.
  3. Окремі службові документи з дозволу  голови суду можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.
  4. Передача службових документів іншим працівникам суду  здійснюється тільки на підставі наказу голови суду за погодженням з ЕК.
  5. Забороняється вилучення із справ або переміщення службових документів з однієї справи до іншої без дозволу голови суду та голови ЕК.
  6. Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом «ДСК», розгляд і затвердження її результатів здійснюються відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про проведення експертизи цінності документів» від 08 серпня 2007 року № 1004 та  постанови Кабінету Міністрів України від 27.11.1998 року N 1893 «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і  використання документів, справ, видань та інших матеріальних  носіїв інформації, які містять службову інформацію».
  7. Справи документів з грифом «ДСК» до архівного суду передаються в упорядкованому стані. При цьому, справи постійного зберігання, що містять документи з грифом «ДСК», включаються в опис разом з іншими справами, що містять нетаємні документи постійного зберігання.

На справи з документами з грифом «ДСК» з терміном зберігання
до 10 років включно описи можуть не складатися. Їх передача до архівного відділу здійснюється за номенклатурою справ.

  1. Підготовка справ з грифом «ДСК» для архівного зберігання (оформлення, опис справ на обкладинках і складання описів справ) здійснюється в порядку, встановленому чинним законодавством України.
  2. Справи з грифом «ДСК» постійного зберігання передаються до державних архівних установ у встановленому чинним законодавством  порядку, з обов’язковою посторінковою перевіркою документів, включених до них.
  3. Знищенню підлягають документи, справи та інші матеріальні носії службової інформації, що втратили практичне значення і не мають наукової, історико-культурної або іншої цінності, термін зберігання яких минув. Такі матеріальні носії інформації з грифом «ДСК» підлягають знищенню на підставі рішення ЕК, затвердженого у встановленому порядку.

Відібрані для знищення документи, справи і облікові форми заносяться до актів за формою (додаток 3) окремою позицією. Дані про документи і справи, занесені до акта, повинні бути ідентичні даним, зафіксованим у формах обліку.

Якщо справа складається з кількох томів, кожний том записується окремо, а в графі «Назва справи чи документа» замість назви другого і наступних томів пишуться слова «Те саме».

Якщо із справи, що підлягає знищенню вилучаються окремі документи для подальшої роботи, в акті зазначається, які документи та із яких справ вилучені (реєстраційні номери і назви документів, номери справ і аркушів), а також у які нові справи і за якими номерами аркушів підшиті вилучені документи або зареєстровані за обліковими формами поточного року. В облікових формах робляться відмітки про нове місцезнаходження документів. В акті про знищення зазначається фактична кількість аркушів справи, що підлягає знищенню.

Перед включенням до акта кожного документа звіряється їх назва, реєстраційні номери примірників, грифи секретності, кількість примірників та аркушів з відомостями в облікових формах.

Знищення документів і справ з грифом «ДСК» здійснюється із складанням акта про знищення документів і справ, який розглядається експертною комісією для організації і  проведення  попередньої  експертизи цінності  документів, погоджується головою експертної комісії суду з питань віднесення інформації та контролю за станом роботи зі службовою інформацією та затверджується головою суду.

  1. Знищення документів з грифом «ДСК» здійснюється шляхом подрібнення, що гарантує неможливість відновлення тексту; набори тексту розбираються, магнітні записи розмагнічуються.
  2. Після знищення документів і справ з грифом «ДСК» в облікових документах (картках, журналах, номенклатурі справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка «Знищено. Акт № ____ від _____________року». Акти на знищення документів і справ з грифом «ДСК»  зберігаються постійно.
  3. Перевірка наявності службових документів здійснюється щороку ЕК. Результати перевірки оформлюються відповідним актом.
  4. Про факти втрати службових документів або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома голови суду, а також письмово повідомляється Управління Служби безпеки України в області із зазначенням обставин втрати документів чи розголошення відомостей та вжитих заходів.
  5. Для розслідування факту втрати службових документів або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, наказом голови суду  призначається комісія, висновок якої затверджується головою суду.
  6. До облікових форм на підставі акта комісії, затвердженого головою суду, вносяться відповідні записи про втрачені документи.
  7. За порушення, що призвели до розголошення службової інформації, втрати або незаконного знищення службових документів, а також інших вимог цієї Інструкції винні працівники  несуть відповідальність згідно із законодавством.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 1

 

до Інструкції про порядок організації роботи з документами та іншими матеріальними носіями інформації, які містять відомості, що становлять службову інформацію і яким надається гриф  обмеження доступу «Для службового користування», їх  обліку, зберігання і використання в Ново українському районному суді Кіровоградської  області

 

 

ОРІЄНТОВНІ КРИТЕРІЇ

щодо обмеження доступу до службової інформації

 

 

               Обмеження доступу до службової інформації здійснюється відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» (ч.2 ст.5)  при дотриманні сукупності таких вимог:

 

 

               1) виключно в інтересах національної безпеки, територіальної цілісності або громадського порядку з метою запобігання заворушенням чи злочинам, для охорони здоров’я населення, для захисту репутації прав або інших людей, для запобігання розголошенню інформації, одержаної конфіденційно, або для підтримання авторитету і неупередженості правосуддя;

 

               2) розголошення інформації може завдати істотної шкоди цим інтересам;

 

               3) шкода від оприлюднення такої інформації переважає суспільний інтерес в її отриманні.

 

 

 

Додаток 2

 

до Інструкції про порядок організації роботи з документами та іншими матеріальними носіями інформації, які містять відомості, що становлять службову інформацію і яким надається гриф  обмеження доступу «Для службового користування», їх  обліку, зберігання і використання в Новоукраїнському районному суді  Кіровоградської  області

 

  

 

ЖУРНАЛ

обліку документів та видань з грифом «Для службового користування»

 

 

Дата надходження та номер документа

Дата та номер документа

Звідки надійшов або куди надісланий

Вид документа та короткий зміст

Кількість сторінок

Кількість та номери примірників

Резолюція або кому надіслано на виконання

Номер справи, до якої підши-тий доку-мент

Відмітка про знищення

документа

додатка

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

            

                                                                                            Додаток 3

 

до Інструкції про порядок організації роботи з документами та іншими матеріальними носіями інформації, які містять відомості, що становлять службову інформацію і яким надається гриф  обмеження доступу «Для службового користування», їх  обліку, зберігання і використання в Ново українському районному суді Кіровоградської  області

 

 

ЗАТВЕРДЖУЮ:

Голова Новоукраїнського районного суду                         Кіровоградської  області

_________________Алла РУСІНА

Підпис, прізвище, ініціали

________________________________

дата

Новоукраїнський районний суд Кіровоградської  області

 

 

АКТ

про знищення секретних  документів і справ,

що не підлягають зберіганню

 

від _________________ №_____________

___________________________________

місце складення

 

На підставі _________________________________________________________________

назва і вихідні дані переліку документів

__________________________________________________________________

із зазначенням строків їх зберігання

 

відібрані для знищення як такі, що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, справи і документи фонду  №:

__________________________________________________________________

найменування фонду

 

№ п/п

Заголовок справи

(документа) або спіль- ний заго- ловок справ (документів)

Дата справи (документа) або крайні дати справ (докумен- тів)

Номери описів (номенклатур) за рік (роки)

Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом

Кількість справ (томів, частин)

Термін зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

При-мітка

 

Разом __________________________________ справ за ______________ роки

                            літерами і цифрами

 

Описи справ постійного зберігання за __________________ роки затверджені,

а з особового складу – погоджені з ЕПК

__________________________________________________________________

найменування державної архівної установи

 Протокол від ____________________ № ______________

 

Експертизу проводив

___________________                  _______________   ______________________

        посада особи                                  підпис                  прізвище та ініціали

 

Дата ______________

 

СХВАЛЕНО

 Протокол ЕК

від ___________ № __________

 

Документи у кількості _________________________________________ справ

                                                                   цифрами і літерами

вагою __________ кілограмів здано ____________________________________________

__________________________________________________________________

найменування організації

 

на переробку за приймально-здавальною накладною від _________ №________________

_______________________            ________________       ___________________________

 посада особи, яка здала                            підпис                           прізвище та ініціали

 документи

 

______________________

               дата